Quy trình quản lý bán hàng tối ưu nhất cho các doanh nghiệp

Quản lý bán hàng hiệu quả là mong muốn của bất cứ doanh nghiệp nào. Do vậy, học theo quy trình quản lý bán hàng tối ưu dưới đây sẽ giúp doanh nghiệp quản trị hiệu quả hoạt động bán hàng của công ty.
Để quản lý bán hàng hiệu quả, nhất định nhà quản trị phải sử dụng các phần mềm hỗ trợ như phần mềm quản lý bán hàng bởi việc sử dụng phần mềm giúp ích rất nhiều cho doanh nghiệp trong việc kiểm soát hàng hóa, hiểm soát dòng tiền và kiểm soát chính xác doanh số.

Quy trình quản lý bán hàng tối ưu nhất cho các doanh nghiệp 01

Quy trình quản lý bán hàng

Quy trình quản lý bán hàng tối ưu sử dụng phần mềm bán hàng được mô tả như dưới đây:

1. Báo giá cho khách hàng

Người dùng vào menu : Sale Sale Orders -> Nhấn nút “Create” để tạo đơn báo giá sản phẩm cho khách hàng

Hệ thống hiện cửa sổ thông tin đơn hàng với số ID đơn hàng được tự động tạo. Tình trạng của đơn hàng là “Quotation”

Chọn khách hàng cần báo giá trong khung “Customer” -> Hệ thống sẽ hiện ra các thông tin liên lạc của khách hàng

Chọn sản phẩm để báo giá cho khách hàng bằng cách nhấn “Create” trong khung “Sale Order Line” -> Hệ thống sẽ hiện lên khung cửa sổ “order line” gồm các trường dữ liệu:

Product UoM (Purchase Unit of Measure) : đơn vị tính của mặt hàng
Description : mô tả mặt hàng
Scheduled Date : được tính theo ngày đặt hàng và ngày giao hàng của nhà cung cấp
Unit Price : giá của mặt hàng trên 1 đơn vị được lấy từ bảng báo giá của khách hàng
Taxes thuế được tính dựa trên việc phân tích tài chính

Chọn sản phẩm trong khung “Product” hệ thống sẽ tự động hiện các thông tin về sản phẩm và số lượng mặc định ban đầu của sản phẩm là 1

Nhập vào số lượng cần đặt trong khung “Quantity”
Nhấn “Save & New” để tiếp tục chọn sản phẩm
Nhấn “Save & Close” để đóng cửa sổ “Purchase Order Lines” lại nếu không chọn thêm sản phẩm nào nữa
Nhấn “Cancel” nếu muốn hủy bỏ các sản phẩm đã chọn
Quay về giao diện trước chọn Compute để tính giá thành tổng
Chọn print Quotation để xuất đơn báo giá ra file pdf và gửi cho khách hàng

Quy trình quản lý bán hàng tối ưu nhất cho các doanh nghiệp 02

Quy trình quản lý bán hàng

2. Đồng ý mua?

Khi khách hàng đồng ý mua hàng, Người dùng chuyển sang bước 3.” Lập đơn bán hàng”. Nếu khách hàng không đồng ý mua hàng, kết thúc qui trình bán hàng cho khách hàng

3. Lập đơn bán hàng

Từ màn hình đơn báo giá đã được khách hàng chấp nhận, Người dùng nhấn “Confirm Order” để xác nhận đơn bán hàng chính thức. Hệ thống sẽ chuyển tình trạng đơn bán hàng thành “To Invoice” và ngày giao hàng sẽ được đưa ra. Đơn bán hàng sẽ được tự động tạo ra 1 bản tương ứng bên bộ phận kho.

4. Kiểm tra hàng trong kho

Người dùng xem đơn hàng bằng cách vào menu : Warehouse -> Delivery Orders -> Hệ thống hiện ra danh sách các đơn bán hàng cho khách hàng. Nhấn vào biểu tượng phía đầu dòng của đơn hàng để xử lí đơn hàng. Lúc này tình trạng của đơn hàng ở trong kho đang là “Waiting Avalability”

5. Còn hàng?

Chọn Check Availability để kiểm tra số lượng hàng trong kho có đáp ứng đủ cho đơn đặt hàng -> Nếu hệ thống kiểm tra đủ số lượng thì sẽ chuyển tình trạng đơn hàng thành “Ready to Process”. Nếu không đủ hệ thống sẽ báo đủ số lượng để giao hàng và người dùng sẽ thực hiện bước số 5

6. Yêu cầu đặt hàng từ nhà cung cấp

Người dùng chuyển qua thực hiện qui trình đặt hàng theo như Mục số 2 : PURCHASING

7. Xuất kho giao cho khách hàng

Nhấn nút Process và Chọn Validate để xác nhận đã xuất hàng trong kho ra và giao cho khách hàng -> Lúc này tình trạng đơn hàng trong kho sẽ chuyển thành “Done”

8.Thanh toán tiền hàng của khách hàng

Chuyển sang phần Sale,chọn vào đơn hàng vừa giao cho khách hàng. Lúc này có thể thấy cột “Picked” (khách hàng đã nhận) là 100%

Quy trình quản lý bán hàng tối ưu nhất cho các doanh nghiệp 03

Quy trình quản lý bán hàng

Khi khách hàng trả tiền, bộ phận kế toán nhấn nút “Create Final Invoice” để bắt đầu xử lí bước khách hàng trả tiền, lúc này tình trạng của hóa đơn đang là “Draft”
Nhấn nút “Validate” để chuyển tình trạng hóa đơn sang “Open” và chọn nút “Payment” để xác nhận khách hàng đã trả tiền
Chọn phương thức thanh toán và nhấn “Validate” trong cửa sổ “Pay Invoice” để xác nhận
Lúc này, hệ thống sẽ hiện thông báo là hóa đơn đã được thanh toán
Tình trạng hóa đơn đã được chuyển thành “Paid”
Trở về giao diện bên bộ phận Sale, có thể thấy được cột “Picked” (khách hàng đã nhận) và cột “Invoice” ( khách hàng thanh toán) là 100% và tình trạng hóa đơn là “Done”

Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng được quy trình quản lý bán hàng hiệu quả giúp gia tăng doanh số và lợi nhuận của công ty.